FUNDAR UMA EMPRESA QUE PENSA (IV) - Criar o recipiente

Nesta caminhada de edificar uma “Empresa que pensa” existem algumas dimensões que já foram ficando claras:

i) uma incubadora útil para o desenvolvimento de um melhor pensamento organizativo está no ambiente relativamente controlado das reuniões de trabalho;

ii) deve-se começar pelas reuniões cujas conclusões provocam maior impacto no futuro da organização;

iii) é critico planear cuidadosamente estas reuniões, dando particular atenção à forma como se constrói a agenda, à selecção dos participantes, à estruturação do pensamento adequado dessas reuniões, procurando finalizá-las com a avaliação dos resultados produzidos e evidenciando os benefícios alcançados;

iv) a importância de ficar registada, num suporte adequado, a própria construção de pensamento articulada pela equipa para produzir aquelas conclusões.

Um dos grandes obstáculos à edificação de uma “Empresa que pensa”, tal como já tivemos oportunidade de reflectir nos post de 6/12/12 e 13/12/12, poderá advir da dimensão cultural, concretamente, do contexto cultural onde a Empresa se integra e da sua própria cultura.

É muito importante realizar um diagnóstico cuidado da empresa a este nível, tal como sugerimos no post de 20/12/12, para identificar os principais problemas e resistências que a empresa irá enfrentar ao iniciar este projecto de mudança.

Assim, a planificação da implementação dessa mudança deve reflectir as acções consideradas pertinentes para lidar eficazmente de forma preventiva com esses problemas e resistências que provavelmente acabarão por emergir.

Frequentemente, verificamos que o menosprezar desta área de preocupação prejudica a implementação e os resultados a produzir de forma muito significativa…

Independentemente do diagnóstico que realizou e das medidas que está a ponderar, existem alguns aspectos que importa muito ter presente para garantir que as dimensões acima referidas possam atingir os objectivos pretendidos.

Criar o recipiente

É muito importante garantir que se cria o recipiente, o espaço adequado em termos físicos, mentais e emocionais para a realização destas reuniões que se pretende rompam com uma certa forma de pensar na organização.

Convém ter presente que no cerne de qualquer reunião está sempre uma conversa entre pessoas. A capacidade das pessoas conversarem de forma aberta e fluída é essencial se os pensamentos destes precisam de ser combinados e alavancados de forma eficaz.

Uma pesquisa realizada por Marcial Losada e Heaphy Emily (The Role of Positivity and Connectivity in the Performance of Business Teams: A Nonlinear Dynamics Model) mostra que as equipas de alto desempenho reúnem-se e conversam de forma diferente. Estas equipas, que estão associadas a níveis superiores de rentabilidade, maior satisfação do cliente e uma mais elevada avaliação dos próprios colegas, são constituídas por membros que desenvolveram competências observáveis de diálogo entre si​​. Especificamente, três comportamentos foram observados:

1. Estes membros, no contexto dessas reuniões, faziam perguntas tão frequentemente quanto afirmavam as suas próprias convicções e opiniões (ou seja, verificava-se uma relação de 1:1 entre advocacia e averiguação).

2. Eles demonstravam tanto interesse nos outros como em si mesmos (verificava-se uma relação de 1:1 entre concentrar-se em si e nos outros).

3. Eles faziam mais comentários positivos do que negativos, desta forma, o entusiasmo e o encorajamento superavam em muito a crítica e o cinismo (verificava-se uma relação de 3:1 entre comentários positivos e negativos).

Sarah Rozenthuler no seu livro “Life-changing Conversations” descreve a importância de criar um "recipiente" se se quiser melhorar a qualidade das conversas num determinado contexto.

No seu ponto de vista, o recipiente deve ser pensado como tendo duas dimensões. Em primeiro lugar este deve ser entretecido de um conjunto de regras comportamentais que encorajam o pensamento aberto, compartilhado e são acordados por todos os participantes da reunião. Se cuidadosamente e honestamente respeitadas, estas regras podem promover o equilíbrio entre defesa e averiguação, uma concentração adequadamente balanceada entre si mesmo e os outros e a manutenção de um diálogo positivo em desfavor de comentários negativos

A segunda dimensão do recipiente é física.

Tal como referimos anteriormente, no post de 29/11/12, Daniel Kahneman explicita que o nosso Sistema associativo de pensamento (“Sistema I”) está sujeito a influências que permanecem não identificadas pelo radar das nossas mentes conscientes, no entanto, irão reflectir-se nas conclusões que formulamos.

Assim, podemos compreender que o ambiente no qual ocorre a conversa tem influência sobre a qualidade do pensamento.

Algumas questões urge assim colocar: Será "neutro" o ambiente para todos os membros da equipa? Qual é a sua memória/experiência do ambiente escolhido? Foram removidos da sala todos os elementos que possam prejudicar a qualidade do pensamento? Etc.

Nas reuniões onde predominem questões estratégicas e de inovação é muitas vezes recomendável procurar um ambiente fora do contexto organizativo, onde os participantes possam aparecer de traje informal, de forma a romper com um certo condicionamento mental e possibilitar a criação de um recipiente mais adequado aos pensamentos de estratégia e inovação.

Na realidade, todos já participamos de reuniões em que claramente a ausência de um recipiente adequado prejudicou os resultados produzidos e o próprio ritmo de desenvolvimento dos trabalhos. Se calhar está numa boa altura para cuidarmos também desta dimensão para podermos criar uma organização que sabe conversar, condição necessária mas não suficiente para fundar uma "Empresa que pensa".

Nota: Este documento foi elaborado utilizando excertos e algumas das reflexões de “What makes a thinking organisation?” de Sam Bodley-Scott